第一章 总则

为确保南开大学电子邮件系统安全、稳定运行，规范其使用与管理，充分发挥电子邮件服务的效能，更好地为教学、科研和管理服务，根据《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电信条例》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子邮件服务管理办法》、《互联网政务应用安全管理规定》、《教育部办公厅关于加强电子邮件安全管理的通知》等法律法规和管理办法，制定本办法。

第一条 南开大学电子邮件服务是指以nankai.edu.cn及mail.nankai.edu.cn作为邮件域的互联网邮件服务(以下简称邮件系统)。

第二条 本办法适用于南开大学电子邮件服务，以及使用该服务的组织和个人。

第二章 账号管理

第三条 南开大学邮件系统是校内人员工作交流的重要工具，仅面向校内单位、组织和人员提供电子邮件服务。邮件系统上的邮箱均为工作邮箱，分为个人邮箱（供个人使用）和公用邮箱（供校内组织或机构使用）两类。

第四条 在编在岗人员、在籍学生可以申领工作邮箱。原则上每人只能在南开邮件域申领一个工作邮箱。因历史原因造成的多余邮箱账号应注销。

第五条 南开大学各学院、各单位、各部门、附属医院（以下简称二级单位）及其下设机构可以申请公用邮箱。设立公用邮箱须通过审批，明确管理人、共同使用人、邮箱账号称谓、用途及使用期限等信息。申请流程的发起人应是学校在编在岗教职工，承担该账户的管理职责。二级单位或下设机构原则上只能申请一个公用邮箱代表本单位或本机构。

第六条 邮箱账号实行实名制。个人邮箱须明确个人信息。公用邮箱须明确管理人员及共同使用人信息。邮箱账号申领人和公用邮箱管理人及共同使用人，作为邮箱账号使用人，应确保登记信息的准确、真实和有效。

第七条 存在下列情况之一的邮箱账号，将被禁用（包括但不限于禁止收/发电子邮件或登录）：

（1）应邮箱账号使用人或公用邮箱申请机构申请限制使用的；

（2）具有违反相关法律、法规行为的；

（3）邮箱账号连续一年未登录使用的（自动转发不视为登录使用）；

（4）邮箱账号违反实名登记的；

（5）邮箱账号登记信息不实的；

（6）发送有违公序良俗内容、干扰他人正常电子邮件服务或通过电子邮件从事具有网络暴力性质活动的；

（7）已达到邮箱账号使用期限的；

（8）根据法律法规或上级部门要求限制使用的。

第八条 存在下列情况之一的邮箱账号，将被注销：

（1）应邮箱账号使用人或公用邮箱申请机构申请注销的；

（2）邮箱账号禁用满三年的；

（3）毕业、肄业、结业、退学、转学等学籍离校人员的个人邮箱账号；

（4）退休、离职、合同期满等解除工作关系人员的个人邮箱账号；

（5）已达到邮箱账号有效期，未进行续期或不具备续期条件的；

（6）丧失民事行为能力人员的个人邮箱账号；

（7）根据法律法规或上级部门要求注销的。

第九条 因邮箱使用人在校状态变化而需要注销其邮箱账号的，一般给予30天宽限期，即收到邮箱使用人在校状态发生变化起，30天后注销其南开邮箱账号。毕业和退休人员视情况可申请继续使用邮箱账号。因退学、转学、离职及合同期满等不再在校学习和工作的，一般不支持申请继续使用邮箱账号。第八条规定中除（3）、（4）之外的情形，原则上不给予宽限期。

第十条 邮箱使用人收到账号注销通知后，应及时完成所涉邮箱的数据备份。不对通知做响应视为无需备份。通知方式仅限于短信（限邮件系统中绑定的手机号）、邮件（限统一身份认证系统中绑定的邮箱）。

第三章 账号使用

第十一条 邮箱账号的使用须遵守法律法规以及学校内部相关管理规定。

第十二条 邮箱账号使用人及时处理账号处置等通知，未及时按学校管理要求进行处置，造成的邮件收发失败、数据丢失等后果，由使用人承担。

第十三条 邮箱账号仅限申领人本人或单位授权的共同使用人使用，严禁将邮件系统账号以任何形式转让给他人或其它单位使用。

第十四条 邮箱账号使用人自行承担包括但不限于账号管理、密码管理、邮件收发、信息备份、邮件处理不及时等导致的一切后果及损失。

第十五条 对利用邮箱系统从事违法活动的个人，将取消其电子邮件服务，通报其所在部门，并向学校有关部门报告。对触犯法律的，由司法机关依法处理。

第十六条 邮箱账号使用人应妥善保管账号口令、验证码等认证信息，采取必要措施保障账号安全。

第十七条 邮件系统主要提供邮件收发功能，不负责文件的存储和保管。邮箱账号使用人应定期清理邮箱信件，及时备份邮件数据，避免邮箱“网盘化”，提高空间使用效率。因个人原因造成的数据泄露或文件丢失等，由邮箱账号使用人自行承担。

第十八条 严禁通过邮箱储存、传递或处理涉密信息、文件和资料，对敏感数据应进行加密处理，加密口令不得随数据发送。因违反相关规定，给国家、学校或他人造成损失的，邮箱账号使用人要承担由此产生的全部责任。

第十九条 公用邮箱应定期做好邮件清理和备份工作，不得开启邮件自动转发、自动下载功能。

第四章 机构职责

第二十条 大数据管理中心是南开大学邮件系统的业务管理机构，负责日常管理、教育培训及安全管理等工作。

第二十一条 大数据管理中心负责协调服务提供商改进服务质量，保障邮件服务正常。对于用户对邮件系统功能失查、误用，或因不可抗力造成的服务中断，及其它功能缺陷导致的邮件无法正常收发等情况造成的直接或间接损失，学校不承担责任。

第二十二条 大数据管理中心负责监控邮件系统使用情况，监督账号合法、合规使用。对于违反相关规定的账号，学校有权随时中断或终止该账号的邮件服务，而无需通知账号使用人。对于违反国家法律法规及涉密信息的邮件、垃圾邮件、钓鱼邮件、病毒邮件、广告邮件等违规邮件进行技术处理。如因国家执法工作需要，大数据管理中心根据有关法规提供技术支持和协助。

第二十三条 为节约学校资源，大数据管理中心有权根据需要调整邮箱账号存储空间，有权停用、注销和删除闲置邮箱账号。

第二十四条 大数据管理中心负责受理师生电子邮件服务中违规行为的举报，并按照相关规定依法依规处置。

第二十五条 南开大学二级单位要加强本单位公用邮箱管理，掌握本单位公用邮箱台账，委托合适人员管理公用邮箱，维护公用邮箱授权，并承担公用邮箱的使用责任。

第二十六条 南开大学二级单位在公用邮箱管理人和使用人职责变动时，须及时办理公用邮箱交接。若未及时办理人员变更，一切后果由该公用邮箱所在二级单位承担。公用邮箱申请单位应及时注销不再使用的公用邮箱。

第五章 其他

第二十七条 本办法自发布之日起实施。